Start:「那些年」研討會的最初

 

作者:蔡依橙 醫師 (I-Chen Tsai, MD)

完稿日:2012/3/8

 

 

 tn_Meeting

 

 

「那些年,我們如何走出挫折。」研討會,看似順利成功,但其實一開始,是從失敗中開始思考的。

 

剛到秀傳擔任主管職,一直很擔心每年必須輪值舉辦的「中區月會」。

 

在彰化秀傳辦,場地較舊,有點不好意思。在彰濱秀傳辦,雖硬體豪華,但距離台中都會區超過三十分鐘,來者甚少。若是聽眾少,對遠道而來的演講者也難交代。

 

用月會的傳統規模去思考,很明顯沒有解答。我們必須用更大的視野,去解決這些問題:「彰濱有點遠,怎麼辦?」「吸引力不夠,怎麼辦?」「要辦什麼主題的活動?」

 

 

 

Q:來一趟,聽一個小時不划算,怎麼辦?

 

A:「一個小時」不夠,那我們就辦個「一天」的活動!只是,辦整天的活動,要有很強的主軸與吸引力,務必讓聽眾覺得「這個研討會解決了我的問題」「我來這趟真值得」。

 

現在的人都很厲害,很容易察覺一個研討會,到底是在滿足聽眾,還是只滿足主辦單位自己的需求。所以,務必把客人的需求當成最高要務!「民之所欲 常在我心」

 

 

Q:微創的場地很棒,但扣除講者跟工作人員,還有100個高級雙扶手座位,如果坐不滿,場面難看。彰濱有點遠,該怎麼把場地填滿人?

 

A:增加課程吸引力,並將宣傳做到全台灣,不能以中區自我設限。

 

我們很早就做好詳細的「半年」宣傳計畫,並設定了我們要的客層,作標靶式 (target therapy現在很流行你知道的) 的宣傳:三波宣傳、虛實交替、線上報名、積極互動。最後的報名族群,在職業與年齡分布上,恰如我們預期。

 

 

Q:到彰濱微創來上一天課,要怎麼避免讓參加者過勞?一天的活動,最適合人體工學的,該是怎樣的安排?

 

A:講的主題妙,故事又好笑。洗手間乾淨,點心品質好。中午不用睡,反正睡不著。

討論再精采,準時結束掉。回程上高鐵,想到都會笑。臉書上說起,自發式炫耀。

 

 

Q:在秀傳辦的活動,要有秀傳的特色。那麼,秀傳有怎麼樣的特色?秀傳自身能夠提供怎樣的演講者?

 

A:秀傳紀念醫院與彰濱秀傳紀念醫院,正努力朝醫學中心邁進,如果辦專業的研討會,與各醫學中心相比,很難有強烈的特色,我們必須另闢蹊徑。

 

在過去幾年個人生涯發展的過程中,我發現最難的,不是科學,而是人生。很多時候,微小的態度差異,決定了人生的高度。但是,我們有那麼多科學的研討會,卻很少有「人生」的研討會。我們有很多演講教人成功,卻很少有人教我們面對挫折。

 

黃明和總裁是秀傳醫療體系的明星,有很強的個人魅力。我與總裁多次的談話中,發現他很掛念「沒留台大」「(此處刪去六字)」與「竹山秀傳」三件事。但這三件看似挫折的事情,卻轉化成「秀傳醫療體系」「擔任立法委員」與「貨櫃醫院技術」。秀傳醫療體系的故事,其實就是一連串面對挫折的故事。

 

我們應該來辦個有關「挫折」的研討會!

 

 

Q:朋友願意協助我辦這次活動,那麼,我應該協助朋友們得到什麼?

 

A:一開始就情義相挺的朋友有二,跟我一起到秀傳的蔡瑋琳醫師,以及認識很多年後剛好在秀傳相遇的邱建勳醫師

 

瑋琳是臨床能力強的好醫師,但行政與協調接觸的少,於是這次我請他擔任場外組,希望他親自去組合一個團隊,作大量的橫向溝通,讓自己成為更完整的人才。

 

勳哥是協調能力很強的學術人才,但個性低調,很少站在幕前,這次我請他擔任場內組,負責站上台,主導現場流程。如果勳哥更懂得表達,日後也將更能為自己,取得更好的資源。

 

我希望的,是活動順利成功之外,能讓兩位朋友,在各自不熟悉的領域,得到成功的經驗,增加自信,作一個更好的自己。這些新領域,他們雖然不熟,但我還算有點經驗,幫忙瞻前顧後,協助整件事情順利完成,應該還作得到。

 

讓每個成員都能在挑戰中成長,是團隊規劃者的責任。

 

 

Q:辦活動需要經費,談錢傷感情。有沒有什麼多贏的模式,有適當的利益迴避,卻仍能讓我們得到贊助、聽眾有個美好的活動體驗、贊助商又覺得值得?創造多贏?

 

A:當然有多贏的模式。

 

「一度空間是拉扯,二度空間是零和,三度空間真獨特,多贏且難得!」

 

明眼人應該觀察到,這次的合作,完全是從形象出發的品牌結盟。包括:「彰濱的風力發電環境 vs Philips省電燈泡」、「挫折主題 vs Philips處分半導體的故事」、「研討會探討的是人 vs Philips轉型後事業軸心也是人」。

 

 

 

以上是我們的思考架構。2/18當天,各位所看到的,就是最終版本的解答。

 

這次的研討會規劃策略,其實是個綿密交織的複雜計畫,環環相扣,達致了最終的目的:聽眾好評餘音繞樑講師回憶難忘籌備團隊從中成長

 

我們將在未來的日子裡,繼續分享我們的籌備思維。(如果我沒有富堅的話XD)


本篇發表於 教學文章。將永久鏈結加入書籤。