時間管理技巧:Part 1 前言、資源規劃與80/20法則


作者:蔡依橙 醫師 (I-Chen Tsai, MD)

完稿日:2010 / 11 / 07

 

 

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前言

 

許多住院醫師與實習醫師常問我:「學長,你都怎麼管理時間的啊?為什麼你能同時完成那麼多的事情?」

 

其實,在醫師的養成階段,臨床工作破表,光寫病歷、查房、上刀、換藥、急救、intern 3G (不是手機上網好嗎?是 NG、EKG、ABG)、值班,一週工作時間都已經超過 80 小時,這是正常人上班時間的 2 倍,很可憐的,根本就是過著畜生一樣的生活!沒有過勞死或者憂鬱跳樓已是萬幸,難得的下班時間,其實應該多多休息,約會看電影,重新找回人的尊嚴才是。

 

說實話,對年輕醫師來說,所謂的時間管理,其實比較像是自我壓榨,把所剩無幾的休閒時間以及睡覺時間繼續作有效的切割與運用。欲練神功,必先揮刀自宮,我猶豫了很久,到底要不要教這些孩子揮刀自宮呢?時間管理呢?

 

後來我想,這種醫護人員的高度自我壓榨,就是今天全民健保能夠成功的關鍵原因,為了健保奇蹟的永續經營,吾輩自當為虎作倀分享所學。

 

以下的分享,純粹是就對「想要學習時間管理」的年輕人作點建議,並不鼓勵每個人都做到這樣。每個人有不同的個性,人生也有很多面向,請各位還是要審慎的瞭解自己的需求,追求自己想要的人生

 

 

誰應該看這系列文章?

 

  1. 你不是醫護人員,但你很想知道一週工作80小時的人還能怎麼管理時間?進而完成自己的夢想。
  2. 你是低階醫護人員,你真心想要揮刀自宮練神功 學會時間管理,讓自己在年輕的時候努力多些,在未來作一個更好的醫療人員。
  3. 你是高階醫護主管,你想知道你還能壓榨年輕人多少 熱愛自己工作的年輕人還有多少潛力。

 

 

確定你的人生目標與價值

 

其實時間管理的本質是「人生資源管理」,而「人生資源管理」的目的,其實是為了完成更多我們想要的目標與價值。所以在學習時間管理技巧之前,必須先問自己「你之後擠出來的那些時間,到底想用來完成什麼?」只有找到自己真心熱愛的價值,才有可能真正持之以恆的運用以下所講述的各種技巧。

 

這些目標與價值必須要是深遠、對你的自我實現很重要的,會讓你廢寢忘食想要達到的那種目標。例如:我想收集松島楓全集我想在年輕的時候好好改一台車成為改裝達人、我想讓自己的名字白紙黑字印在書上、我想成為世界級的女性介入性放射科醫師(woman interventionist)、我想在三十歲前站上國際學術舞台、我想成為世界第一的兒童放射科醫師之類的。重點是,每個人都有一個年輕時候的夢,把他找出來吧。至於這個夢是什麼?「施主,這答案,在你自己的心中啊。阿陀彌猴

 

人生不一定只有一個夢想,你可以實現了這個,再繼續去嘗試那個。也可以訂立短、中、長程不同的夢想。總之,想想十年後的自己,希望在怎樣的環境工作?是一個團隊嗎?是一個怎樣的團隊?是需要具備怎樣條件的有趣團隊?或者,希望過怎樣的人生?是有兒有女嗎?還是單身快樂些?希望在不同城市之間飛行嗎?希望看盡不同的醫療環境嗎?以上這些都是很好的思考起點。

 

我們很容易以為年輕健康、能自由移動、自由思考的狀態,都是如空氣存在一般的自然,但實際上不是的,人是會死的,真的!一人一次!請務必好好把握活著的時間,思考你想怎麼活,把自己的一生當成一件藝術作品來經營。

 

 

四大象限分析

 

 

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圖、Stephen Covey的First Things First一書封面。

 

 

通常管理學大師的書都沒什麼用都很難懂,但 Stephen Covey 提出的這個時間管理矩陣(time management matrix) 倒是非常有用,他教我們去分類人生中層出不窮的各種事情,並且擺放適當資源。這個矩陣的兩個座標分別是「重要性(importance)」以及「急迫性(urgency)」。我把該矩陣重新用中文做過,並舉實際生活例子,說明長遠的應對策略。

 

 

 

不重要

重要

 

急迫但不重要

接電話

洗衣服

繳水電費

MSN

 

特色:最容易花掉人時間的陷阱

 

應對策略:用最低能量應付,並嘗試減少所耗費的心神與時間。

 

例如:盡量以電子轉帳處理水電費、自購洗衣機與烘衣機省去跑自助洗衣店的時間、學會在電話中講述重點並縮短溝通時間、離線使用 MSN……等。

重要且急迫

升學考試

期末作業繳交

病人急救

人生危機處理(生老病死)

 

特色:大家都會注意到的一塊,因為這些事情會逼著你去作。

 

應對策略:對這一塊必須要作的部分,作資源與時間的管理,認清要作的事情的重要性,以及應該達到的最後成果之水平,務求在時間限制內做到「想要的」程度,。

 

例如:升學考試很重要,那考前幾個月就應該清掉其他雜務,專心準備,還弄一堆社交活動就不適當;期末作業這一科不太會當人,就做到 70 分的水平即可,投注 120% 的時間與精力是不適合的(除非你熱愛這作業);病人急救等病房事務很重要,必須第一時間用標準動作及高水準完成,不要拖延,遲到了反而容易有糾紛。

不急迫且不重要

打發時間看漫畫

沒事就把電視機打開

黏在電腦前上網但無特定目的

逛街

 

特色:這些事情就是讓我們進入無腦的感官狀態把時間消耗掉, 雖然這些事情的確很有療癒效果,但實際上對於時間管理卻是最大殺手。

 

應對策略:最好能限制自己花在這些「不重要且不急迫」事情的時間。如果真的喜歡,應考慮深化所做的事情。

 

例如:以成為漫畫家為志向(彎彎)、作媒體文化評論家(朱學恆)、將逛街提升為趨勢觀察協助自己的投資(詹宏志)、總結自己的網路經驗寫作部落格(重灌狂人)等。總之,要盡量把這格所花的時間減少,或如果真的愛這些事情的話,應考慮將這些事情的重要度提升。

重要但不急迫

讓自己具備很強的專業能力

完成自己站上國際舞台的夢想

成為世界級的傑出兒童放射科醫師

我的人生不想後悔之世界遊歷計畫

 

特色:最重要,但卻最容易被忽略的一塊。我們常常過於關心「有期限」的事情,一天一天的完成許多「該做的事」,但卻忘了這些沒有期限的事、我們實際上想做的事。

 

應對策略:必須長時間的專注,並畫出夢想地圖,切細成為自己應該一步步完成的小事,為每件小事定下 deadline!

 

例如:訂閱相關網路技術資料,每天每週不斷研讀(XDite);成為世界級的傑出兒童放射科醫師需要大量被國際認可的學術成績,包括寫作與會議發表,故持續研發新技術並頻繁參加國際會議(Dr. HW Goo)。

 

 

必須補充說明的是,以上的舉例並不是貶抑「漫畫」、「電視」、「上網」,而是想要強調,人一天都是 24 小時,如果你想要每天下班看漫畫四小時,但又整天說自己想要成為心臟電腦斷層研究的專家,那是自欺欺人。想成為什麼,就要付出相對的努力。當然,以漫畫作為職志並全力以赴的人是值得敬佩的,以熟悉各種網路技術作為人生志業的人也是值得敬佩的。重點不是「漫畫」、「電視」、「上網」或「醫學」,而是我們作這些事情的態度。

 

 

80/20法則

 

經濟學上有所謂的 80/20 法則,這個法則被廣泛的應用在各種面向,對於時間管理,也是適當的。

 

所謂時間管理的 80/20 法則,說的就是,對一般人來說,對於生命中佔有 80% 重要度的事,我們往往只花 20% 的時間(或資源)去作,但卻常常花了 80% 的時間,在只有 20% 重要度的事情上。舉例說明,下班後的個人時間,我們可能花了三個小時在電視前面漫無目的的轉台,但卻只花半小時聽曾經立下海誓山盟的「空中英語教室」。或者,我們可能花了四個小時去參加一個「其實不想去,但去好像顯得比較合群」的飯局,內容只是跟同事們一起大肆批評公司內大小事,但回家後只用半小時看一下自己真心想要完成的寫作計畫。如果我們來點簡單的數學計算:

 

 

80% 時間 * 20% 重要度 + 20% 時間 * 80% 重要度 = 32% 的產出!

 

 

如果今天我們戒掉電視,並且嚴選飯局,將相關時間降到20%,並將英語學習的時間、自己重視的寫作計畫的時間提到80%,那麼整體產出將會是:

80% 時間 * 80% 重要度 + 20% 時間 * 20% 重要度 = 68% 的產出!


一個小小的改變,對於人生的效率規劃,就有兩倍的效果。更別說,如果你能把人生的 80/20,規劃成 90/10,甚至是 99/1,其產出效益甚至可以接近三倍。

 

這就是為什麼同樣是四年的住院醫師兼總醫師訓練,有些人勉強完成了專科醫師考試,有少數人卻除了專科醫師考試,還逐漸變成台灣財經部落格專家,或成為台灣醫療資訊界名人。其實,大家上班的時間都是一樣的,下班的生活習慣改變,只要四年,其實就能改變很多事情。

 

 

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圖、綠角自住院醫師訓練期間開始,自學投資理財,現今已成為台灣知名部落客,並有書籍出版。

 

 

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圖、楊宗龍醫師由於對資訊與影像的熱愛,積極參與醫療資訊數位化的各個面向,在台灣已為醫療資訊界知名達人。

 

 

很多人以為,同樣是四年的醫療訓練,能夠有特別成績的人,無非是老闆照顧或者很有背景,沒什麼在工作,才有可能。但經過我這幾年的田野調查,其實這些人的臨床工作與負擔,比起平均來說都是多的,甚至還必須承受許多「不足為外人道」的阻力。

 

我們總是很容易合理化自己的現況,看到別人有成績,就先認為他一定有外力協助,不然就是個天才(因為這樣想會讓我們比較好過),但其實多數這些看似不可思議的成績,都是靠自己的熱情與努力換來的。

 

在決定了有關人生目標以及資源分配等重大方向之後,下一次,我們將介紹一些生活中的實用技巧,正式開始介紹時間管理「技巧」。

 

 

(謎之音:天啊,整篇看完了,原來還沒開始講技巧。)

(謎之回答:年輕人,作事情要有策略,抓好大方向,細節才有效果。)

 

 

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時間管理技巧:Part 1 前言、資源規劃與80/20法則 有 4 則回應

  1. 向日葵 說道:

    如果沒有提早開始去做下一件事,
    專注力就會降低、
    想做那件事的熱忱會冷卻,
    節奏也會被打亂。
    因此會錯過時機、錯過時間,
    也會錯過該做的事。

  2. 通告: 時間管理技巧:以 30-40 歲的人生為例 | 輔仁文誌

  3. 通告: Time management tips… – What a Linsane World

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