時間管理技巧:Part 2 切細夢想、捨棄的藝術與「口袋行事曆」

 

作者:蔡依橙 醫師 (I-Chen Tsai, MD)

完稿日:2010 / 11 / 15

 


在介紹了時間管理的根本原則後,這次我們將逐漸從「思考」轉到「實作技術」的層面。究竟「能夠完成夢想的人們是怎麼思考事情的?」「他們又怎麼把這些思考落實到每天的現實生活中去完成?」

 

 

幫夢想畫條路 切細應做的事

 

 

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圖、家庭號黑人牙膏

 

 

家庭號牙膏像大便一樣 那麼大一條,我要怎麼用才用得完啊?但實際上,只要一天刷牙五次,起床、三餐飯後加睡前,一條牙膏兩個月就會用完了。夢想,也是一樣,其實是在一點一滴中逐漸完成的。

 

我大三時,聽到同學說起在加拿大念語言學校的經驗,好生羨慕,夢想著自己也能以低成本完成這樣的學習,免去代辦公司的剝削,把英文練好。剛開始覺得真是遙不可及,但認真寫下該作的事情後,發現這夢想的路其實就是:規劃好時間、上網找學校、完成報名與繳費、透過同學的朋友在當地找個短租公寓、買好機票、辦好簽證、換外幣,按部就班照著作,竟也完成了「以台幣七萬元讓自己進入全英文環境獨立生活兩個月」的夢想。

 

 

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圖、大三結束的暑假,我到加拿大 Concordia University 念了兩個月語言學校,上課講英文自不用說,連吃飯、打撞球、逛街、買書都是用英文,回國之前,連作夢都是英文發音了(無誤)。


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近幾年很多住院醫師跟我寫作,通常都由 case report 開始入手。多數人想到要寫一篇 1800 字的個案報告,一打開電腦看到空白的 WORD 檔案就頭暈,完全無法下筆,接著就去上臉書噗浪約會吃宵夜看電影,一整個逃避。但實際上,如果我們一週完成一小部分,從 Figures 開始,接著寫 Figure Legends,然後完成 Introduction、Case Report、Discussion,放上 References、再寫 Abstract、Title Page,其實一篇文章是可以在兩個月左右完成的。

 

這就是為什麼我每週都要確認進度,而不是一個月確認一次,因為樓梯那麼長,一階一階走,就會走完,一口氣想要跳八階,任誰都會跑去臉書噗浪約會吃宵夜看電影 不由自主的逃避。

 

再舉一個「切細往夢想之路」的例子。2009 年,我獲邀主持亞洲區心臟影像學會的適應症指引制訂,在全亞洲都沒有類似經驗的狀況下,我也只能盤點既有資源,畫出道路、切細各步驟,填入時程表,並確實執行,最後也幸運地完成了這個大型寫作計畫看到了夢想,就試著去找出通往夢想的路,然後專注腳下的每一步。

 

 

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圖、ASCI 2010 cardiac CT appropriateness criteria 規劃過程中的時程表

 

 

夢想就像大雞排一樣,炸出來一塊比臉還大怎麼吃?一口一口吃、慢慢吃、照進度吃,總會吃完的。

 

 

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圖、台灣「比臉大的雞排」在澳門一炮走紅

 

 

「切細通往夢想之路」另一個心理上的優勢是,當我們輕鬆完成每個小計畫時,所獲得的快樂與成就感,能繼續激勵我們向下一個步驟邁進,有效地暗示自己:「我作得到。」

 

 

捨棄的藝術

 

「捨棄」,其實是時間管理上一個很重要的課題:「讓一些事情完全不出現在你的行事曆上,而讓你的時間與腦容量可以專注在想完成的夢想。」這個概念跟上一次所提到的「時間管理矩陣」很類似,但「如何捨棄」,確實值得再強調一次。

 

訂定夢想很容易,例如住院醫師常常發願要把所run的科弄熟,可能是肺癌治療的各種藥物、可能是胃癌的各種手術技巧、可能是希望能獨立完成肝癌栓塞,但往往三個月過去了,發現自己一點也沒有朝夢想前進,回頭仔細盤點時間流向,原來自己參加了四場同學的婚禮、十次公司內不同團體的小型應酬、看了五場電影、衝了三天週年慶、剩下的時間在 PPS 上看了些 House, MD 與 CSI: NY,再上上 PTT 以及噗浪,三個月竟也就這樣過了(別忘了這是一群一週工作超過80小時的年輕人,其實下班時間並不多,很容易就填滿了)。假設我們是外星人,客觀地觀察著這個住院醫師,必定會覺得這年輕人的夢想,應該是「成為人際關係很好的人」以及「瞭解當代影視網路娛樂流行趨勢」,而非「盡快成為能夠獨當一面的醫師」。

 

這種思想與行為的不一致,其實就是多數人不快樂的源頭。你當然可以參加婚禮、應酬、看電影、電視、熬夜上網、週年慶,以保有良好人際關係並熟悉流行文化,但當自己的專業實力不如人時,不要嫉妒、不要生氣,因為這是你所選擇的。你當然也可以日以繼夜的研讀醫學書籍並反覆練習各種醫療技術,成為教學、研究、醫療三方面都具有超凡實力的醫師,但當人家講「航向偉大航道」你以為在講哥倫布而被恥笑時,不要嫉妒、不要生氣,因為這是你所選擇的。

 

以我個人來說,我選擇「捨棄/專注」的標準,是以較大的時間尺度來看的:我所作的事情,能不能讓年老退休的我坐在搖椅上微笑 30 秒?或者,我所留下的足跡,如何與一百年後的年輕人對話?我傾向在短暫的人生中,追求較為長久的價值。因為有了自己的價值與選擇,在不如人的部分,也就沒什麼好怨嘆的了。

 

 

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圖、寫作「制訂ASCI 2010 cardiac CT guideline經驗分享」一文,其實是件吃力不討好的工作,過程花了我不少時間,對個人的 RPI 沒有幫助,還可能引來「棒打出頭鳥」的負面效應,但我仍選擇寫出來,並無償於部落格公開,因為我相信這樣的資訊對一百年後的年輕人們是有幫助的,能讓他們理解一百年前的我們,怎麼想事情、怎麼作事情。



看看 Blizzard 的故事,也告訴我們:「專注,是通往夢想唯一的路。」



口袋行事曆:平行完成多項專案的密技

 

我們在這個社會中同時扮演多個角色,每個角色又有多項任務必須完成。做為爸爸,要去評估幼稚園、和小孩去參加科博館活動、看房子、喬貸款、搞定家中資訊設備;作為醫師,有許多臨床事務、醫療研究以及學生的寫作進度要確認;作為家族中的一份子,有多位長輩要來看門診、開刀、或作心導管。這些事情永遠是交錯著出現的,如何同步管理這些事情呢?我的私房密技是「口袋行事曆」。

 

「口袋行事曆」是我已經使用十年的工作密技,大小可以放入襯衫口袋,格式上使用左邊為日期,而右邊空白的,在左邊每天的格子中填上「重要且急迫」的事情,在右邊填上「重要但不急迫的事情」。有圖有真相:

 

 

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圖、剛過去的一週,我的記事本。馬賽克掉一些細節。左邊為每天需完成的事情,如該開的會、該確認的細節,屬「重要且急迫」類。右邊則為許多寫作計畫與想作的事,「重要但不急迫」類。每天例行的臨床工作已經固定,不佔用空間,「不重要」的事情,不管是否急迫,都不寫。

 

 

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圖、將要到來的一週,我的記事本。將上一週沒有完成的「重要但不急迫」的事情,手抄到本週的右方來,手寫的過程也提醒自己,這些真正想作的事情,又推遲一週了,連續幾週反覆抄寫,會使自己產生罪惡感與急迫感,讓自己往這些真正想作的事情逐漸前進(其中也包括這個Blog)。另外,也請注意中間的橡皮筋,利用橡皮筋定位,使得口袋行事曆能以單手快速的翻到「今天」。

 

 

口袋行事曆 vs. 智慧型手機

 

身為一個曾經使用過 Treo 650 以及 HTC Desire 並被虛榮心及科技感蒙蔽多年 的科技宅,口袋行事曆還是我的最愛,請見以下的表格,字字血淚

 

 

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行事曆使用技巧:事情出現→立刻規劃→立刻寫下→忘記他

 

在「口袋行事曆」的實際使用上,最重要的技巧還是「切細」這個動作:我們把一件重要的事情,切細成許多小的步驟,並記錄到對應的時間後,一步一步的完成他。

 

舉例來說,我答應了一場 2010/11/4 (週四)早上 9:10-9:35 在台北的英文演講,在答應的同時,我除了在 11/4 (週四)寫下演講的時間地點,我還會在前一週的 10/25 (週一)寫上「準備11/4 slides」以及「訂台中-台北來回高鐵票」,並於 10/31 (週日)寫上「練演講」。寫完之後,我就可以完全忘了這件事情,到了 10/25 那天,再開始準備這場演講的相關事項。

 

也就是說,我們要把「一件重要事情」所需要的準備,化成明確的步驟,並填在適當的日期。這樣在時間還沒到時,便完全不需佔用腦容量去思考。時間一到,該作的事情也可以得到 100% 的注意力,準確快速的完成。

 

 

小結

 

這次我們介紹了「如何切細你的夢想」,以及「捨棄的藝術」,接著以實例說明這些原則如何在「口袋行事曆」上具像化,以實際應用到我們的日常生活。口袋行事曆的使用當然只是個技巧,但這些技巧的產生,其實是根基於「人生資源的分配準則」。(看到沒,這樣之前所講的東西忽然就有脈絡了,真是有才。)

 

這兩次的課程中,我們從「道」的確立,延伸到了「術」的介紹。下一次,我們將持續介紹「術」的部分,回答許多朋友提出的問題,如:「電子資料如何整理才有效率」、「如何有效的放空/休息」、「如何建構有效率的工作環境」等。今天講到這裡。


 

2015 / 2 / 27 後記

 

這篇被 Albert Yang 拿出來轉貼,才發現,X,五年了捏!說好的 part 3 咧?XDD

 

其實我一直有在寫這個主題,只是分散在很多地方,以下我作個列表,算是幫大概永遠不會出來的 part 3 代打一下 XD

 

有興趣的朋友,歡迎前往閱讀。

 

 

 

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時間管理技巧:Part 2 切細夢想、捨棄的藝術與「口袋行事曆」 有 2 則回應

    • Nita 說道:

      謝謝蔡醫師分享,收穫良多,用這些規劃自己護理生涯和其他未來目標真的變得很有計畫,也能提醒自己不要被社交媒體分心了。

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