如何辦好一個國際研討會:TICCS 籌備回顧 Part 1 – 整體思考、外賓與本地講者


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作者:蔡依橙 醫師

完稿日:2011/4/10

 

 

最近剛寫成「十年的自我追尋:2002 至 2011 年放射線醫學年會回顧」一文,回饋心得如雪片般飛來。(你知道,其實台灣不太下雪的 XD)

 

「看到辦 TICCS 那段,不知道為什麼,有種很懷念的感覺。」(團隊伙伴)

「很想進一步瞭解那次成功的研討會,你們是怎麼辦起來的?考慮了些什麼?」(網友)

 

TICCS,是一個團隊成員極少,但非常有效率且熱情的一次計畫。為了讓後來者有所依循,我把電腦裡的資料翻過一次,回憶一下當初的想法與實踐過程,整理成本文。

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 圖、TICCS 籌備總企畫,所有大小細節都在裡頭:每週的進度、每個人的困難、待解決的問題。企畫內容總容量,548 MB;TICCS 的回憶:無價。

 

 

誰需要看這篇?

 

1. 你想瞭解我們怎麼運作團隊的?為什麼才經過兩年,就讓當初的團隊成員感到懷念?

 

2. 你對於經營醫療團隊有興趣,想知道,怎樣才能讓每個人各安其所、各展所長?並創造團隊內部的和諧與公平,成功的把成員特質與團隊成績做連結?

 

3. 你想知道一個國際研討會,各種面向彼此之間如何互相影響、如何平衡思考?你對於自力、低成本舉辦國際研討會有興趣,想知道在資源有限的狀況下怎麼去把事情做到最好?

 

 

TICCS 是什麼?

 

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1. TICCS = Taiwan International Cardiovascular CT Symposium,是在2009年3月28日星期六,於台中榮總舉辦的「台灣國際心血管電腦斷層研討會」。我們還做了專屬的網站以及觀念新潮的講義

 

2. TICCS 是個僅一天的研討會,有七位演講者,是個在 PubMed 上共有 373 篇文章發表的強棒陣容,這七位中,有:放射科醫師、心臟內科醫師、心臟外科醫師、兒童心臟科醫師與放射師。

 

3. TICCS 是一個半獨立的研討會,與 2009 年中華民國放射醫學年會合辦,年會為期兩天,TICCS 使用了第一天最大的場地,作為該次年會主軸

 

4. TICCS給了與會者不一樣的體驗,有人說:「TICCS 不只是一場活動,而是一種精神。

 

 

整體思考

 

舉辦研討會,成功的定義便是「賓主盡歡」,賓有「外賓」以及「聽眾」,主則是「籌辦團隊」,但難的是,「賓」要怎麼歡?「主」又要怎麼歡?

 

以下,有圖有真相。(出來混,這點道理我還是懂的。)

 

 

外賓邀請

 

這次的研討會,根據手上資源與文獻回顧,我預計邀請 Dr. Mathias Prokop 以及 Dr. Hyun Woo Goo 兩位外賓。加上我自己,就湊成三個了。

 

Dr. Prokop 是有 NEJM 論文的國際 MDCT(多切面電腦斷層)大師,出版過教科書,在放射線界有很高的聲望。籌備之初,我電郵並同時寄了紙本的邀請函給 Dr. Prokop,但都沒有回音。後來,偶然得知 Dr. Prokop 要來台北演講,我決定北上當面邀請他。

 

 

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 圖、Prokop 來台的活動,我預計北上到會場當面邀請 Dr. Prokop,畢竟見面三分情。請注意,這是 TICCS 九個月之前的活動,也就是說,我們的籌備其實從一年前就開始了。

 

 

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圖、左起為 Dr. Prokop、刁翠美主任與我。為什麼我沒穿西裝呢?因為那是七月,趕高鐵、捷運、接著走路到會場,穿西裝實在太熱了。後來,我才懂得,原來可以根據一個人穿的衣服,很快的知道他慣用的交通工具、工作環境,甚至社經地位。

 

 

當天我藉由休息時間向 Dr. Prokop 自我介紹,並提及我們的研討會:

 

「Dr. Prokop 您好,我是台灣台中的蔡依橙醫師,在心臟 CT 領域有幾篇論文發表,2009 年 3 月將舉辦 TICCS,希望能邀請您擔任主要的 Speaker 之一。」

 

「有,我有看到你們寄來的邀請函,如果有時間的話,我會去。」

(Coffee break 時間結束,轉身上台準備演講。)

 

我心想,「如果有時間的話我會去」大概是全台灣最常被使用的拒絕話術,簡直可以說是學術界的好人卡。這可不行,我必須讓他知道我的決心,即使被直接拒絕也沒關係,辦事情總要有個 Yes or No 才能繼續。

 

於是我繼續待到午餐時間,並不經意的坐到他旁邊的位子。

 

「Dr. Prokop,這是您第一次來台灣嗎?」

 

「不是的,我 16 年前來過台灣,講 CT angiography 的題目,用單切機種作的。」

 

「啊~好早以前啊,後來您改用多切機種作,也出了一本教科書。幫助我們很大。」

 

「喔,是嗎?有幫助那就太好了。」

 

「因為從您的書,我們開始做了許多研發,也有些文章發表,我們很希望能請到您,參加這次的國際研討會,確定會來的還有南韓的 Dr. Goo,剛好我們可以就相同的主題,分享荷蘭、南韓以及台灣的不同經驗。」

 

「……」(放下刀叉、用餐巾擦了嘴巴,轉過身來)

 

這時候的我好緊張啊,好像快被打槍了。砰!砰!

 

「OKAY, ,我回國後會跟我的秘書確認,如果時間許可,我一定來。」

 

呼~~鬆了一大口氣。

 

後來就在腦袋空白的狀態下繼續聊天,結束了這次的談話。

 

 

您可能會覺得我很沒禮貌,其實我也這麼覺得 XD。不過,今天一個國際研討會要舉行,經過多次的電郵以及郵寄相關資料,都還沒辦法確認主要講者,我必須盡我最大的能力,去確保事情能繼續進行。對 Dr. Prokop 有冒犯的部分,就只好等他來台灣時,用細心的招待來彌補了。

 

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圖、萬和宮前合照。本來要去鎮瀾宮的,但事先探勘時得知當日大甲媽祖回鑾,怕外賓給擠傷了,便改到同為重要古蹟的萬和宮。我們將屋頂形式、裝飾、石獅子、抱鼓石、壁畫、雕刻、龍柱一一解釋,並說明台灣的媽祖信仰,最後 Dr. Prokop 興致大發,還擲茭抽了一隻籤求工作,由我用英文解籤詩給他聽,很有意思。左後起,Dr. Prokop、蔡依橙醫師(我)、Dr. Goo、蔡瑋琳醫師。左前起,林雁婷醫師、廖婉君小姐(我太太)、林俶敏小姐(瑋琳的太太)。

 

 

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圖、春水堂。我們用台灣的茶具,泡天天在喝的烏龍茶,請外國朋友喝,邊聊邊泡,算是 technical demonstration。這樣人家回國後,才知道你送他的茶葉跟茶具,要怎麼泡出好喝的茶啊。

 

 

最後,離開台灣前,Dr. Prokop在裕元花園酒店的大廳,對我說:「I am really impressed by all the details you prepared. And also your great hospitality.」並接著詢問我到歐洲工作的可能性,我婉拒了,因為我的家人都在台灣,長輩有我在會比較放心。

 

至於邀請 Dr. Goo,其實在電子郵件初步接觸時,他就很阿莎力的答應了,主要的原因是,他對我所設計的研討會架構很有興趣,認為自己也能從中學到許多(詳見課程設計一節)。雖然 Dr. Goo 很爽快的答應了,我還是希望能當面跟他致意,剛好 ASCI 2008 在新加坡舉行,一聊才發現,我是受邀講者,而他也將與會。

 

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圖、ASCI 2008,是我第一次登上國際學術舞台演講,也在這邊,認識許多國際學術友人,逐漸變成好朋友、老朋友。

 

 

在 ASCI 2008 會場,一早我就開始東看西看,想靠自己的能力找到 Dr. Goo,但因為沒看過他的照片,很快我就發現這樣是找不到的(爆)。忽然,一位先生在貼壁報的時候遇到困難,壁報紙捲的厲害,沒辦法貼好雙面膠,我便過去趴在地上、壓平壁報一起幫忙。貼好後,順道看一下壁報內容,驚!他就是 Dr. Goo 啊!接著我們便聊開了,來台灣的事情自然也就底定。

 

這個故事說明了「日行一善」的重要。(無誤)

 

 

外賓接待

 

回到剛才 Dr. Prokop 說的I am really impressed by all the details you prepared.到底我們做了什麼,讓他認為我們整個籌備過程非常細膩呢?

 

我們思考過,一個外國人到台灣,他不可能感到很自在,因為我們沒有機場捷運,而整個觀光產業對外國人的親善程度也不好,所以,我們細膩的關注到每個細節,例如:根據每一位外賓的飛機時間,設計了 handbook,這本 handbook 打上了所有他在台灣的行程與資訊:每天要做什麼?每天要穿怎樣的衣服?要不要帶傘?並附上所有相關行程的英文資訊,包括:會議行程、媽祖信仰烏龍茶珍珠奶茶101故宮、鼎泰豐……等等。

 

 

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圖、給 Dr. Goo 的 handbook。這是本 25 頁的專屬手冊,專門給他一個人用的,詳列台灣五天行程,有演講、有旅遊。旅遊資訊部分,詳細的把 101、鼎泰豐、故宮、台中等會參觀到的細節都列上了。由林雁婷醫師製作,並在會議前一個月就寄到 Dr. Goo 手中,意思是「我們都準備好了,歡迎你來!」



又例如,Dr. Prokop 是會議前一天晚上才到台灣,我們請租車公司在機場接他,到飯店的時候都晚上10點了。到飯店,他一定會想「明天我要幾點起來啊?誰要來接我去醫院?我自己去嗎?去醫院的哪裡?」於是,我們留了一張英文字條,說明蔡瑋琳醫師林雁婷醫師將會在早上 7 點 50 分於大廳等候,接他到會場。我們還用了放射科論文常用的箭頭與箭號,說明要載他的人長怎樣!這是為了讓他有個好的第一印象安全感

 

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圖、Dr. Prokop到裕元花園酒店check-in時,領到的說明。「明天早上7:50,箭頭箭號這兩位醫師會在大廳等,接您到會場。」用黑白的印,實在是沒辦法,那時候為了做研究寫論文,只買得起黑白雷射印表機,也沒噴墨的機器。

 

 

本地講者

 

外賓部分我們花了不少心思,本地講者我們也沒怠慢。

 

若要說明「MDCT 在心血管疾病的臨床照護上很有幫助」,自己講,難避老王賣瓜之嫌。我們便邀請了三位台中榮總做心血管疾病的臨床醫師,分別是心臟血管外科的張燕主任、介入性心臟科的李文領主任以及兒童心臟科的傅雲慶主任,來分享How MDCT changed our patient care?

 

由比我資深很多的三位心血管界臨床達人,根據台中榮總實際的經驗來分享,更真實,也更有說服力。

 

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MDCT 在心血管疾病的臨床照護上,我們算是最早開始探討的,所以這幾位臨床醫師,想必還沒針對這個議題做過演講。為了讓他們更快能理解這個研討會的主旨,並在製作演講投影片上更為輕鬆,我為三位演講者各準備了一份 DVD,內容是過去合作的一些疑難雜症,讓他們有現成的素材能準備演講。

 

 

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圖、準備給李文領主任的DVD內容,有我們團隊截至目前為止的所有發表文章,以及抓好圖的許多臨床病例。

 

 

待續……

 

這次的研討會企畫,因為我們不是國際大學會,也不是國際觀光大城,沒有天生的吸引力,自然必須使出渾身解數來邀請外賓。尤其心血管電腦斷層界,有卓著成績且演講有個人風格不無聊 的人有限,Dr. Prokop 跟 Dr. Goo 是我們鎖定的第一順位人選,無論如何一定要讓他們願意來,所以我們花了很多心思準備。

 

對於參加者而言,很容易產生的一個疑問便是:「講 MDCT 講的這麼神奇,請了兩個老外,就真的臨床可用嗎?我的經驗可不是這樣,你在吹牛吧?」

 

要說服,不是自己說,所以我們實際請來三位在台中榮總具有代表性的臨床醫師,實際用臨床觀點與合作經驗來說明:MDCT 真的改變了病人的照護流程

 

下一篇,我們將繼續分享一些舉辦研討會時比較容易被忽略的部分。

 

 

 

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如何辦好一個國際研討會:TICCS 籌備回顧 Part 1 – 整體思考、外賓與本地講者 有 2 則回應

  1. 通告: 钢板止水带

  2. beboxox114 說道:

    蔡醫生,很謝謝你的分享,讓我知道要舉辦一個國際學術會議的要點。
    因為學校有項作業要模擬承辦一場國際會議,看完您的分享,有幾個問題想要請教您。
    1. 這場研討會的人員就只有您以及另外三位醫生?
    2. 邀請外賓來演講居要付演講費嗎?機票、住宿、伙食、觀光等等都是主辦者負責?
    3. 常辦一場學術研討會可以申請補助嗎?
    4. 研討會通常為期幾天?
    5. 您大約花了多時間做籌備?

    很期待您的回覆。謝謝
    鄭伃倢

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