如何辦好一個國際研討會:TICCS籌備回顧 Part 2 – 課程設計、觀眾、籌備團隊與領導人

 

 

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作者:蔡依橙 醫師

完稿日:2011/4/10

 

 

上一篇,我們介紹了幾個面向,都是一般辦國際研討會時,不容易被忽略的,畢竟大家還是知道,研討會最重要的就是卡司陣容,《無間道》如果不是梁朝偉跟現在的劉德華合演,也不會這麼好看。

 

這次,我們將繼續介紹一些常常被忘記的部分,包括課程設計、觀眾分析、籌備團隊以及領導人。

 

 

課程設計

 

傳統的課程設計,講一個題目就四五十分鐘,但其實 15 分鐘後,睡著的人常常超過一半,怎麼克服?

 

站在觀眾的角度,自己醫院有了一台新機器,要怎麼把他在醫療與研究上做發揮?TICCS能回答這個問題嗎?

 

台中榮總第一會場,有 400 個座位,全台灣放射線專科醫師僅 751 位,作心血管的人又不多,加上在台中辦年會,第一段節目 8 點 30 分,能有 50 人就偷笑了。不過,既然活動都辦了,400 人的大會場只坐了 50 個人,豈不丟臉?該怎麼擴大觀眾族群呢?

 

綜合以上,我們規劃了下面的議程,一次解決以上問題:

 

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心血管電腦斷層之所以困難,一是施作、二是判讀,我們將技術實作的課程放在一早,並用中文講課,希望吸引廣大的放射師朋友們,在一早就來幫我們衝衝人氣。

 

經過多年參與研討會的經驗,我深深體會到,要讓觀眾多的訣竅只有一個:「課程必須針對觀眾的需求設計、要對觀眾有用。」

 

課程開始的時間是經過計算的,剛好是第一班高鐵轉第一台接駁車到台中榮總的時間,還有點餘裕。因此,我們的宣傳口號是:「一個值得你搭早上第一班高鐵的研討會!」

 

 

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第二段的課程,讓外賓九點以前到就行,這是希望讓他們有時間在飯店吃個五星級自助早餐,刷個牙、洗個臉再來。人都一樣,吃了喜歡的食物,心情就好,講起課來特別帶勁。

 

整個研討會,所有演講都在 15-20 分鐘內,並規劃成五個區塊,每個區塊都是「不同的講者講同樣的主題」,並留有足夠的 Panel discussion 時間,讓「觀眾與講者」或甚至「講者與講者」互動,非常有趣。尤其當講者彼此互問時,因為都是業內高手,刀光劍影但不失和氣,非常精彩。

 

這個課程設計的靈感,來自於本土台灣的「對場造」或稱「拼場」,以廟中線為界,兩個承包商各做一邊,比拼最後完成的工藝品質。「拼場」,能讓選手拿出全力,並吸收對方長處。為了讓荷蘭與南韓的兩位外賓體驗台灣人的學術創意,我想出了這樣三方對話、華山論劍的形式。

 

 

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        延續施作技術,並加上正夯的輻射劑量控制概念,我們將第三部分規劃成 Radiation dosage and contrast medium injection,這些主題我都是查過的,三位主講人在 PubMed 上都有相關文獻,而且使用的 approach 各有不同。「對場造」要打得有趣,主辦單位一定要做好功課,沒事去找個蓋野台的來廟裡「拼場」,那就鐵定不歡而散囉。所以,看似輕鬆有趣,其實背後是要做大量功課的。

 

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接著,是本地講者的分享時間,講「How MDCT changed our patient care?」,之所以安排在午餐前,是因為當時台中榮總美食街整修,必須到外面去吃,而 1 小時 15 分鐘的時間接送外賓加吃飯根本不夠,所以上個「拼場」結束後,雁婷與瑋琳就先載兩位外賓去梨子咖啡館用中餐。

 

我自己則繼續主持會議,與三位臨床伙伴對談,於外賓不在的時候演講,他們用中文便不會不好意思,課程之後我也能一一話別,不會因為接待外賓,而疏忽了對自己人的禮數。

 

午餐時間,帶著所有現場工作人員一起吃便當。畢竟,主帥不在戰場,士氣是會低落的,除了陪陪他們以外,還要確認 都拿到便當,有午餐吃。

 

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年會第一天下午三點後,按慣例是最熱鬧的閱片時間,所以研討會就只到2點50分。下午的內容,著重在研究發展的經驗與未來規劃。

 

這場說來慚愧,前面的幾個「拼場」,跟外賓算是戰成平手,但最後這個研究的部分,我徹底領略到先進國家醫學中心的競爭力以及研究深度,無論如何是輸了。我不想裝逼騙大家 其實我們很棒 我們研究一樣很好 云云,事實是,因為台灣的醫療環境、制度與文化有明顯缺陷,我認為台灣年輕人要走到那樣的等級,基本上是不可能的。在一些個別小型的戰役或許能打成平手,但要說到研究的深度、傳承與長期規劃,我們還差得遠。

 

不過沒關係,我懂精神勝利法。外國人來台灣,我們作地主的,最後總要讓個幾球,「賓主盡歡」嘛!畢竟 Dr. Prokop 在有 12 個諾貝爾獎的大學工作,而 Dr. Goo 在南韓最大的醫學中心工作,萬一戰成平手,叫人家面子往哪擺,這畢竟不是做主人的道理 XD

 

 

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經過課程的設計、適當的宣傳,當天研討會的觀眾情況如上圖,400 人的場地能有這樣的成績,已經令我們相當滿意了。

 

 

觀眾分析

 

除了將觀眾族群擴大到放射技術學會,針對放射師安排技術的中文課程。我們在宣傳上也有自己的風格與步調。畢竟,人都是有點惰性的,坐早上 點 30 分第一班高鐵,很累很愛睏,需要一個好理由。於是我們配合課程設計,將整個活動定位成「就這一次了」「為你設計的」「什麼都有喔」,並以口號與研討會主題作清楚的呈現。

 

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圖、一個值得你搭早上第一班高鐵的學術研討會!「國際心血管電腦斷層研討會:從技術到判讀、從臨床到研究、從條件設置到輻射控制」用前所未見的有力文案,打進會員的心中。

 

在這些文案的背後,其實是長時間的細膩準備,大約半年前,所有的宣傳、細節跟議程都確定了。很多人說:「研討會啊,可以隨性一點,臨時改時間也行,反正你說了算」。但我們還是選擇在半年前於網站上逐漸公告所有的資料,且從不更動。我們想給參加者一個很明確的印象:「我們是認真的、我們很重視你、我們的講義上線就是完整版、我們不會朝令夕改。」

 

 

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圖、講義截圖。我們的導讀講義,在會議前兩個月就定稿上線。內容經過反覆校對,一上線就是正式版,這是對最積極、最早下載的死忠支持者的尊重。

 

 

籌備團隊

 

這次籌備團隊,經過精算人力後,除了我們多切面電腦斷層團隊的鐵咖,我進一步邀請了三位住院醫師一同進入籌辦過程,分別是:林雁婷醫師、蔡昇亨醫師、黃筱婷醫師。我們進一步說說這三位年輕成員。

 

問題是:「他們為什麼要聽我的?」

 

他們的薪水不是我發的,作為主治醫師,我也沒有什麼權力,更不喜歡abuse別人。如果想請他們一起來幫忙,我就必須讓他們覺得「加入這個團隊是值得的」。於是,我盡量做到以下幾點:

 

第一,「與大師對談」。我保證三位年輕人,一定有一次「與大師對談」,而且為了有效地把握這機會,更要求他們事前研究外賓的成長歷程,向我報告。在這過程中,想出一個最想問的問題,在與 Dr. Goo 見面時提出來。

 

 

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圖、我承諾所有工作人員的「與大師見面」。吃完飯菜,我宣布「現在是問題時間,從我自己開始,每個人一個問題,詢問我們的國際大師 Dr. Goo(Dr. Prokop 已上飛機)」我的工作是翻譯與主持,目的是讓每個人問到想問的、並聽清楚答案。問題五花八門,包括:為什麼做放射科?為什麼做兒童放射科?為什麼要做研究?最累的事情是什麼?如何兼顧家庭?

 

 

「為什麼我要特別花自己的錢請客、安排這樣的活動?」

 

因為,我們的社群老是說「年輕人是未來的主人翁」,但真的有國際大師來台灣,卻總是年長資深的行政主管們陪吃飯,由於做的專業不見得相同,英文也不見得流暢,往往席間就聊些空泛的事情,甚至冷場,最後就是大家一起浪費了幾個小時。

 

我想,就讓年輕人直接去跟國際大師對話吧。作老師的,這點飯菜錢,承受得起。

 

 

第二,讓名字被看到。有關導讀,我承諾,文章是他們寫的,我一定會幫忙修改到最好的狀況,並放上他們的名字,讓這些認真寫的導讀,能被全台灣的放射科醫師看到,建立自己的名聲,日後找工作也方便。

 

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 圖、林雁婷醫師專門研究Dr. Prokop,並負責相關導讀。

 

 

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圖、蔡昇亨醫師專門研究 Dr. Goo,並負責相關導讀。

 

 

第三,「我一定挺你」。在整個過程中,不管是準備紀念品、帶外賓吃中飯,我一定先把錢給年輕人,並保證他們去辦任何事情,絕對不會花到自己的錢,萬一真墊付了,我立馬掏給你。另外,有困難時我一定帶頭解決,像是我們送給外賓跟全體籌備團隊做紀念的鶯歌陶杯,在製作過程中出了點問題,我第一時間是跟雁婷說,這不是你的錯,我們來拍照跟他們談(ㄔㄠˇ)。於是我做了下圖。

 

 

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圖、林雁婷醫師親自到鶯歌訂做 TICCS 紀念杯,因為最後的成品跟樣品有差,我做了這張圖,與雁婷一起向廠商反映。(最後結果是啥我真忘了。)

 

 

第四,個人化的學習。畢竟帶過寫作一陣子了,三位住院醫師的個性略有不同,我根據他們不同的特質安排工作。

 

雁婷反應快、語言能力強、有藝術素養,獨立作業能力高,但缺乏處理大型活動公關的經驗,我請他負責研討會當天的外賓接待、跟瑋琳帶外賓去梨子咖啡館吃中餐以及負責 TICCS 的紀念杯。

 

昇亨有自己的主見,對自己的期待也高,但一些決策與經驗需要有人指導,我請他負責研討會全場的場地布置與控制,從細節中理解整個活動,並藉由我的監督,訓練籌畫大型活動的細膩度。

 

筱婷個性溫和,能按部就班把分內的事情做好,但在新事物的掌握上缺乏自信,所以我請他按照我們預定的時程,做各學會的聯絡與宣傳,並負責講義中「Panel discussion」的部分。這部分很難寫,需要閱讀大量的資料,並說出自己的想法,幾乎像是擔任討論會的主持人一樣,只是畢竟導讀是在紙上,有時間可以慢慢寫,我也能逐次給予意見做回饋。

 

規劃工作,要盡量根據每個人的強項安排,容易有成就感。除此之外,也必須在安全的範圍內,讓每個人就自己弱點處做學習與補強。

 

 

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圖、蔡昇亨醫師所做的,TICCS 的場地布置與流程圖。這是一個 16 的檔案,詳細記載了每個地方應該要準備什麼東西,每一分鐘應該發生什麼事情,每一個人應該在哪裡。我要求昇亨做這樣細膩的規劃,是希望帶著他學會,在大型企畫中對細節的掌控。

 

 

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圖、上圖放大,可見每個時段,那個人應該出現在哪裡、做怎樣的事情、應付怎樣的突發狀況,都記錄得鉅細靡遺。我們靠這樣的內容,彩排了無數次,確認一切工作流暢進行。

 

 

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圖、黃筱婷醫師,在新事物的掌握上缺乏自信,我請他負責「Panel discussion」的導讀,這必須讀過所有講者的資料與背景,預測在討論時會有怎樣的火花產生,並不是件簡單工作。她事後私下跟我說,這次中文寫作,給他的壓力真的很大。但畢竟還是寫出來了,進步是一定有的。

 

 

第五、以身作則。我要能服人,就必須做事。我應瞭解所有的事情,作支持的角色,而不是監督指導出一張嘴。我自己也該有負責的事情,例如:上台北邀請 Dr. Prokop、赴新加坡邀請 Dr. Goo、搞定外賓前後的旅遊行程、紀念品選擇、困難排除、危機處理、經費協調、確認進度……等等。

 

總之,必須以實際行動挑起研討會的成敗,把成功與全體同仁分享,讓所有可能失敗的因素消失。

 

 

結語:有關領導人自己

 

「我為什麼要辦 TICCS?」

 

外部的原因是,自己醫院要辦年會,多少要貢獻心力來幫忙。

 

內部的原因則是,我在這行工作也十年了,有點自己的教學研究醫療成績,也站上國際舞台,總想做個東,規劃個有趣的活動,請同領域的高手來台灣「華山論劍」一下,比比武,也交個朋友。所以我在 TICCS 以及後來的 ASCI 2010 in Taipei,著力甚深,也繼續嘗試舉辦不同風格的研討會,如:1st Asian Young Radiologist Forum

 

有朋友說:「這樣辦研討會,會不會太累了啊?交給會議公司或者學會處理就好了啊?」也有批評指出:「你就叫下面的人去做就好了,這麼多細節扛在身上,真是愚蠢。」

 

我的回答如下:

 

1. 沒有什麼「下面的人」這回事。很多人認為,住院醫師幫主治醫師做事,天經地義。主治醫師幫主任做事,天經地義。但,這在我這樣的「網路世代」,是根本不成立的。網路世代,每個人都是一個 ID,都有一個 IP,基本上平等,如果真有權力大小之分,那也是根據貢獻與所承擔的責任去區分,就像維基百科、就像 Google Page Rank。我們的世界,沒有不勞而獲,也沒有無聊的年齡階級。

 

2. 我希望的是「完成一個生命記憶」,不是去應付一個活動。人生短暫,我總喜歡把握每一次的機會、每一次的緣分,跟生命中剛好並肩而行的朋友們,留下一些回憶。當然,這次分配到的經費非常有限,根本不可能由會議公司代辦,在這樣的前提下,我們就追求一些金錢換不到的價值吧。所以,成員才會說:「有種很懷念的感覺」。所以,觀眾才會說:「TICCS 不只是一場活動,而是一種精神。

 

 

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總之,在這個小型的國際研討會,我想證明的是,在金錢與工作之外,我們可以用信念跟熱情,塑造良好的團隊文化,讓賓主盡歡,讓活動成功,也讓自己的人生,留下一段精彩的回憶。

 

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