時間管理技巧:以 30-40 歲的人生為例

 

作者:蔡依橙

 

 

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上一次寫「時間管理技巧」,已經是 6 年前了,被網友們持續敲碗,敲到碗都破了,實在不好意思。

 

 

之前這兩篇,是以「住院醫師正在發展專業」的角度書寫,經過 6 年之後,我變成輕大叔,各位在社會上發展了幾年,可動用資源多了些,專業也已經上軌道,我們體力或許不再那麼好,但腦力、人脈、看事情的深度與廣度都不錯,正朝著最燦爛的人生高峰前進。這個階段,怎麼思考「時間管理」呢?

 

我們還是用最強的 Time management matrix(時間管理矩陣)by Stephen Covey 作介紹。客倌啊,您可千萬別看不起這個四方格,事實上,有些高流量的文章,裡頭介紹的概念跟舉的例子,竟然是錯的。如果你用來規劃人生的核心,觀念有錯,那就太悲劇啦。

 

請您拿出一張紙,真的拿出來寫喔,只有看,是學不會的。跟著我畫下這個格子,一起走過四大象限。如果你覺得下面這張圖還行,也可以「按右鍵」在新視窗開啟後,列印輸出。

 

 

時間管理矩陣

 

 

01

 

 

畫出一個「田」,寫上「急迫、不急迫」與「重要、不重要」。然後我們回顧自己過去的生活,把所有會花時間的大小事,分別填入。

 

 

急迫+重要

 

 

02

 

 

對於一個專業人士來說,每天上班的工作,都有其時間性,早上趕門診、下午要查房、明天一早要開刀,值班時總醫師通知多了一台急診刀,這些都是急迫且重要的。

 

這些事情,在我們的職業訓練過程中,都已經內化成自己的一部分,體制用各種方法規訓你,門診遲到會扣錢、查房遲到患者會在意、開刀遲到刷手流動助手都會念你。所以你總是能夠把這樣的事情做好。

 

偶爾,會有被指派的演講或報告,這些也是很清楚的「急迫且重要」事件,我們會準時去做,問題也不大。

 

在左上角這格,寫下那些你必須要照時間完成的重要工作吧。

 

 

不急迫+重要

 

 

03

 

 

這個象限比較抽象,背後常是一些高大上的問題,像是:

 

  • 我日後想要成為怎樣的放射科醫師?
  • 我要不要結婚?想維持怎樣的伴侶狀態?我要不要有小孩?小孩要有幾個?
  • 我 50 歲的時候,希望的人生是怎樣的?
  • 我退休的時候,希望的人生是怎樣的?
  • 我終身總所得可能在什麼區間?所以我應該買怎樣的房子、買怎樣的車子、過怎樣的生活?

 

當你嘗試去思考這些問題,並有自己的初步答案時,接著就是回推:「現在的我,該做些什麼?」

 

所以,這格我舉的例子是:專業生涯經營、人生狀態規劃。

 

以我來說,問自己的問題是:「趨勢雖然緩緩向下,但努力成為行業頂尖,選擇會更多,機會也會更多,真要做點什麼改變,也比較有資源。那麼,如果我要成為頂尖的放射科醫師,該做什麼?」

 

所以,我閱讀多本教科書(放射之外,連兒心、心內、心外的書都讀)、最新期刊、參加國際會議,努力思考在既有的系統下,還能為患者做些什麼?我做研究,讓自己的技術與實力成為業界的 cutting edge 等級,並被看見;我努力教學,讓同事們也具有世界等級的知識與能力,對自己當然有好處,這樣我就能跟世界等級的團隊成員合作,產出更優秀成績;我用傑出表現增加受邀國際演講的機會,並進入國際學會,受邀撰寫 guideline,有更難得的經驗,看到更高的視野。

 

人生狀態部分,經過思考,我想要有兩個小孩,所以,我希望的老年狀態就是:「小孩獨立,能照顧自己並在社會上生存,不用我操心。」自然,用這樣的目標回推,現在的我,在教養的方法上,就有很多要開始做的

 

 

急迫+不重要

 

 

04

 

 

「急迫+不重要」這邊,往往是維持生活所需的瑣事,包括:打掃家裡、洗衣服曬衣服、洗碗盤、採購各種生活食物與必需品、繳交電費水費網路費等各種費用。

 

這些事情當然急迫,沒買早餐,明天小孩上學前就沒得吃;沒洗衣服,明天就連一件乾淨的衣服都沒有;繳費單過期,補繳就不能在便利商店處理,更麻煩。

 

但要說重要性的話,這些事情跟明天要上台報告、早上門診的患者、專業生涯的規劃相比,其實也沒那麼重要。所以被擺到這邊來。

 

請您仔細想想,今天一整天所做的事情,哪些是屬於這類的,把他寫在「急迫+不重要」的格子裡吧。

 

 

不急迫+不重要

 

 

05

 

 

這部分,往往是休閒活動,包括追看朋友推薦的美劇、漫畫、手機遊戲、線上遊戲等。這些的確是正當休閒,從這些事情裡頭,能夠學到的也不少。

 

不過,跟沒洗衣服、沒繳網路費比,畢竟沒那麼急迫。如果用人生的尺度來看,似乎又沒有「發展專業生涯」那麼重要,所以暫時就委屈一下,放到這一格來囉。

 

 

四象限都填好了嗎?

 

 

06

 

 

經過分類,你應該已經寫好一張屬於自己的「時間管理矩陣」,並且把你每天的工作、思考、生活瑣事、家事、休閒,都一一分類進去。

 

接下來,我們就來看實際應用的時候,「一般人」,跟能夠完成更多事情、人生寫下更多精彩故事的時間管理「高手」,他們的差異在哪?

 

然後,看著自己寫好的表格思考,你該如何更有效的分配時間,才能達成真正想要的人生。

 

 

一般人常犯錯誤

 

 

11

 

 

一般人,其實也都知道,工作要做好、上台報告要準備,所以左上角的「急迫+重要」,一樣會努力去做。開刀用心開、簡報事先準備。

 

但是在每次忙碌後沒值班的週末,一些朋友就會花大量的時間追看美劇、狂玩線上遊戲,因為之前的所有辛苦,就是為了現在的享受。

 

當兩個象限把時間用得差不多後,生活中洗衣服繳電費這類的事情依然困擾,所有時間就在這三個象限分配完畢。而無力顧及「專業生涯經營」等「不急迫但非常重要」的事。

 

並不是說「美劇」跟「遊戲」就不好。如果你是字幕組,看美劇是為了練翻譯,讓自己具有強悍的專業能力,那「美劇」就是你「專業生涯經營」的一部份。如果你是有計畫的用「線上遊戲」在自己身為基層員工時,學習未來需要的領導管理,那這就是你「專業生涯經營」的能力補完計畫之一。

 

但如果你在看完「美劇」與「遊戲」後,關上螢幕,發現自己又熬夜了,影響到明天的工作,大量的空虛感、挫折感、罪惡感與懊悔感襲來,那或許,「美劇」與「遊戲」對你來說,真的是「不急迫且不重要」的事。

 

我們都已逐漸步入中年,人生開始進入下半場,時間有限、體力有限,如何分配「時間」,其實就是如何分配你剩下的「人生」。我個人建議的方式是,假設今天你 65 歲退休,你希望那時候的你,是什麼樣的?

 

是在專業上受人敬重?是手頭寬裕,不需要總是為了價格差幾百元煩惱半天?是能夠用自己的能力與知識協助別人的長者?

 

用更長遠的角度來看,就會知道四個象限該做什麼,以及我們應該把時間花在那邊。

 

 

高手的人生管理

 

 

12

 

 

在國際學會工作的經驗,讓我能在很短的時間內,與一群各國好手共同完成事情,也瞬間看到多位各國的「一時之選」,是怎麼工作的。

 

這些高手的時間分配模式很特殊。

 

首先,他們跟一般人一樣,會把專業工作準時做好,面對每次上台演講,一樣重視。但最特別的是,完成了這些事情之後,他們馬上投入讓自己「專業生涯經營」更完整的事情。

 

所以你可以在評鑑結束後,大家都完全放鬆的週末,在醫院看到他們進辦公室做研究寫論文,你可以在他們剛結束一個重要的上台演講後,發現他們正接著去看 Poster 與 e-Poster。

 

你說他們犧牲嗎?其實不然,因為這些人很清楚知道自己人生想要的是什麼,所以你問他:「為什麼來醫院寫論文,而不是回家看美劇?」他會跟你說:「看美劇是欣賞別人的創作,寫論文是完成自己的創作,比起來當然是作自己的比看別人的好,而且這些耕耘有加成效果,寫了一篇論文,又多一個可以被邀請演講的主題,多一個可以與更多國際高手連結的議題,在既有的專業耕耘上,有加成效果。但看美劇,雖然也很不錯,但對我人生的加成效果,沒那麼大。」

 

這也是 career(專業生涯)跟 job(工作)的差別。

 

 

Career vs Job

 

對追求 career 的人來說,臨床工作、研究發表、優質教學,每一分鐘都是在為自己的「人生藝術」添上幾塊樂高積木,醫院指派的工作能跟自己的人生方向吻合,非常好,醫院沒指派但對自己的專業生涯很重要的工作,每一分每一秒都想快點去完成。

 

對把醫療視為 job 的人來說,醫院用錢買了自己的時間,所以分分秒秒都在委屈自己替別人工作,一旦下班且沒值班,當然就要作些「自己想要的事情」來補償。如果自己又沒想清楚人生想要什麼,就很容易隨波逐流,購買 3C 討論區人家推薦的新商品,去部落客推薦的新餐廳嘗鮮。因為我們不知道怎麼構成自己,所以就由流行趨勢代勞。

 

Career 與 job 兩種生活都有好處,也都是值得尊敬的人生,只是到了人生終點時,會形成的最終人生樣貌,與在這個世界留下的足跡,是截然不同的。

 

另外,別誤會我支持長工時,勞動保障除了對追求 job 的人有好處,對追求 career 的人來說幫忙更大。有勞基法的保障,一個有心追求 career 的人,才真正能把腦筋騰出來思考,也才更能去完成自己的能力拼圖。

 

人生就是選擇,選好了就要認。當我們選擇 job,就不要對經營 career 的人說些酸言酸語:「好認真喔,好厲害喔,中流砥柱最積極了喔~」當我們選擇 career,也不用去酸別人:「你追獵人新連載很積極嘛,連富奸都開始畫了,你論文怎麼還生不出來?」

 

 

高手如何面對不重要的事?

 

 

12

 

 

時間管理高手們,面對「不重要」的事,會有停損與資源限制。

 

各位都在職場工作幾年,手頭現金也有一些,洗衣服曬衣服收衣服很麻煩,可以用「洗脫烘洗衣機」一次搞定。很多人推「洗碗機」,但我覺得對「總家事耗費心神」的減少來說,「洗脫烘洗衣機」才是冠軍(另一個並列冠軍的應該是掃地機器人)。

 

過去,我晚上要丟衣服進洗衣機,一個小時後,聽到洗好的逼逼聲,跑去吊起來曬,或換烘衣。這使得我整個晚上都心神不寧,總想著「要記得去曬衣服」,不然會爛掉發黴。真把衣服曬好後,也累了。

 

換成「洗脫烘洗衣機」後,丟去洗,就真的是 start and forget,等到隔天要洗衣服的時候,拿出洗好的乾衣服來折,丟進髒衣服,一樣 start and forget。洗衣服這事變成一天只要花 5 分鐘就能搞定。

 

能讓電腦幫你做的,就讓電腦幫你做。所以洗脫烘洗衣機、掃地機器人、洗碗機、電費水費網路費自動轉帳扣繳、線上購物,這些都是節省時間的好方法。

 

至於「不急迫+不重要」的部分,這就幾乎一定要犧牲,以我自己接觸的國際頂尖學者來說,日本頂尖醫師不知道妖怪手錶的故事與角色、新加坡的上市公司執行長不知道孫燕姿是新加坡人,這都是很常見的事,追劇更不用說,在「冬季戀歌」全盛時期,韓國的傑出醫師根本不知道那在演什麼,只恍然大悟的說:Oh, I know, Winter Sonata, some of my patients are talking about the drama, but I know nothing about the story.

 

每個人一天都是 24 小時,你想變成這樣,就沒辦法變成那樣。這是需要取捨的。

 

 

高手與一般人最大的差異

 

 

13

 

 

仔細思考,回想過去我們曾經同事過的伙伴們,可能進社會當 R1 的時候,大家都是草包,什麼都不懂,但 5 年過去,專科考過時,有的人竟然已經是國際學者,演講邀約不斷,工作機會甚多,有的人卻還在煩惱為什麼沒有論文、升不上去,對未來依舊茫然。

 

同樣的,同一梯 V1,有著類似的專科實力,有人到了 V5,就國際知名,合作甚多,有人到了 V5,病人量還是跟 V1 時期差不多。

 

把以上兩段作個比較,你會發現,高手跟一般人,最大的差異其實就是對「不急迫+重要」這個象限內的事情,投注的精力有所不同。一個開到滿,一個忽略了。

 

時間管理的秘訣,如此而已。

 

這次提比較多「專業發展」,關於「家庭經營」與「小孩教養」,其實觀念一樣,只是你真想都做好的話,就必須從「不重要」區榨出更多時間。

 

 

這次不敢說 part 3 了 XD

 

因為過去嚴重的部落格拖稿,隔了 6 年才有空寫續集,我這次訂題目不敢說 part 3,也不敢承諾我什麼時候會寫下一篇了 XD 畢竟對我來說,最重要的事情,還是把新思惟的各種課程與活動辦好,讓學員真正學到東西。

 

如果您關注過這三年的我們,會發現我們竟然在三年內,就開出了 8 種工作坊,包括:簡報、演講、研究、個人品牌等,而且還辦了各種大型活動與網路活動。參加過的朋友,多數評價都不錯,學習與啟發甚多。現場的觀察也發現,我們都能做好準備,不慌不亂。

 

其實,這就是把「時間管理」概念,從我「個人」應用到「團隊」的具體實踐。如果您實際上辦過活動就知道,要同時維持這樣的高品質與頻率,並不是容易的事。

 

有興趣的朋友,歡迎參考我們最近的課程。

 

 

近期課程

 

 

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  • 夏紹剛

    記得上周時去上舒顏萃的課
    中場休息時我跟老婆出去吃吃喝喝加跟人聊天
    上課前回座位發現診所的某位同事端坐在位置上用手機”看paper”中!!!!
    頓時覺得學長是國考榜首真的當之無愧啊

    我印象中有篇類似的文章提到:
    人在同一時間最多可以做好三件事情

    工作 家庭 進修 運動 睡眠 玩樂

    合理分配時間 督促自己持續努力
    才能更好的在職場上發揮
    才能更好的服務患者

    再次感謝蔡院長的分享:-)

  • CC

    發現自己沉迷在美劇坑底爬不出來時,竟然是校長的部落文解救了我,還跟著畫下了四方格,即使在學習能力和勇氣的後天失調下,人還是得自己學著從坑底慢慢爬出來,謝謝您在混沌的道路上始終點著一盞燈

  • Johnny Wang

    知易行难,努力实践中,谢谢