如何辦好一個國際研討會：TICCS 籌備回顧 Part 1 – 整體思考、外賓與本地講者

作者：蔡依橙 醫師

完稿日：2011/4/10

最近剛寫成「十年的自我追尋：2002 至 2011 年放射線醫學年會回顧」一文，回饋心得如雪片般飛來。(你知道，其實台灣不太下雪的 XD)

「看到辦 TICCS 那段，不知道為什麼，有種很懷念的感覺。」(團隊伙伴)

「很想進一步瞭解那次成功的研討會，你們是怎麼辦起來的？考慮了些什麼？」(網友)

TICCS，是一個團隊成員極少，但非常有效率且熱情的一次計畫。為了讓後來者有所依循，我把電腦裡的資料翻過一次，回憶一下當初的想法與實踐過程，整理成本文。

 圖、TICCS 籌備總企畫，所有大小細節都在裡頭：每週的進度、每個人的困難、待解決的問題。企畫內容總容量，548 MB；TICCS 的回憶：無價。

誰需要看這篇？

1. 你想瞭解我們怎麼運作團隊的？為什麼才經過兩年，就讓當初的團隊成員感到懷念？

2. 你對於經營醫療團隊有興趣，想知道，怎樣才能讓每個人各安其所、各展所長？並創造團隊內部的和諧與公平，成功的把成員特質與團隊成績做連結？

3. 你想知道一個國際研討會，各種面向彼此之間如何互相影響、如何平衡思考？你對於自力、低成本舉辦國際研討會有興趣，想知道在資源有限的狀況下怎麼去把事情做到最好？

TICCS 是什麼？

1. TICCS = Taiwan International Cardiovascular CT Symposium，是在2009年3月28日星期六，於台中榮總舉辦的「台灣國際心血管電腦斷層研討會」。我們還做了專屬的網站以及觀念新潮的講義。

2. TICCS 是個僅一天的研討會，有七位演講者，是個在 PubMed 上共有 373 篇文章發表的強棒陣容，這七位中，有：放射科醫師、心臟內科醫師、心臟外科醫師、兒童心臟科醫師與放射師。

3. TICCS 是一個半獨立的研討會，與 2009 年中華民國放射醫學年會合辦，年會為期兩天，TICCS 使用了第一天最大的場地，作為該次年會主軸。

4. TICCS給了與會者不一樣的體驗，有人說：「TICCS 不只是一場活動，而是一種精神。」

整體思考

舉辦研討會，成功的定義便是「賓主盡歡」，賓有「外賓」以及「聽眾」，主則是「籌辦團隊」，但難的是，「賓」要怎麼歡？「主」又要怎麼歡？

以下，有圖有真相。(出來混，這點道理我還是懂的。)

外賓邀請

這次的研討會，根據手上資源與文獻回顧，我預計邀請 Dr. Mathias Prokop 以及 Dr. Hyun Woo Goo 兩位外賓。加上我自己，就湊成三個了。

Dr. Prokop 是有 NEJM 論文的國際 MDCT（多切面電腦斷層）大師，出版過教科書，在放射線界有很高的聲望。籌備之初，我電郵並同時寄了紙本的邀請函給 Dr. Prokop，但都沒有回音。後來，偶然得知 Dr. Prokop 要來台北演講，我決定北上當面邀請他。

 圖、Prokop 來台的活動，我預計北上到會場當面邀請 Dr. Prokop，畢竟見面三分情。請注意，這是 TICCS 九個月之前的活動，也就是說，我們的籌備其實從一年前就開始了。

圖、左起為 Dr. Prokop、刁翠美主任與我。為什麼我沒穿西裝呢？因為那是七月，趕高鐵、捷運、接著走路到會場，穿西裝實在太熱了。後來，我才懂得，原來可以根據一個人穿的衣服，很快的知道他慣用的交通工具、工作環境，甚至社經地位。

當天我藉由休息時間向 Dr. Prokop 自我介紹，並提及我們的研討會：

「Dr. Prokop 您好，我是台灣台中的蔡依橙醫師，在心臟 CT 領域有幾篇論文發表，2009 年 3 月將舉辦 TICCS，希望能邀請您擔任主要的 Speaker 之一。」

「有，我有看到你們寄來的邀請函，如果有時間的話，我會去。」

(Coffee break 時間結束，轉身上台準備演講。)

我心想，「如果有時間的話我會去」大概是全台灣最常被使用的拒絕話術，簡直可以說是學術界的好人卡。這可不行，我必須讓他知道我的決心，即使被直接拒絕也沒關係，辦事情總要有個 Yes or No 才能繼續。

於是我繼續待到午餐時間，並不經意的坐到他旁邊的位子。

「Dr. Prokop，這是您第一次來台灣嗎？」

「不是的，我 16 年前來過台灣，講 CT angiography 的題目，用單切機種作的。」

「啊～好早以前啊，後來您改用多切機種作，也出了一本教科書。幫助我們很大。」

「喔，是嗎？有幫助那就太好了。」

「因為從您的書，我們開始做了許多研發，也有些文章發表，我們很希望能請到您，參加這次的國際研討會，確定會來的還有南韓的 Dr. Goo，剛好我們可以就相同的主題，分享荷蘭、南韓以及台灣的不同經驗。」

「……」(放下刀叉、用餐巾擦了嘴巴，轉過身來)

這時候的我好緊張啊，好像快被打槍了。砰！砰！

「OKAY，我 再 說 一 次，我回國後會跟我的秘書確認，如果時間許可，我一定來。」

呼～～鬆了一大口氣。

後來就在腦袋空白的狀態下繼續聊天，結束了這次的談話。

您可能會覺得我很沒禮貌，其實我也這麼覺得 XD。不過，今天一個國際研討會要舉行，經過多次的電郵以及郵寄相關資料，都還沒辦法確認主要講者，我必須盡我最大的能力，去確保事情能繼續進行。對 Dr. Prokop 有冒犯的部分，就只好等他來台灣時，用細心的招待來彌補了。

圖、萬和宮前合照。本來要去鎮瀾宮的，但事先探勘時得知當日大甲媽祖回鑾，怕外賓給擠傷了，便改到同為重要古蹟的萬和宮。我們將屋頂形式、裝飾、石獅子、抱鼓石、壁畫、雕刻、龍柱一一解釋，並說明台灣的媽祖信仰，最後 Dr. Prokop 興致大發，還擲茭抽了一隻籤求工作，由我用英文解籤詩給他聽，很有意思。左後起，Dr. Prokop、蔡依橙醫師(我)、Dr. Goo、蔡瑋琳醫師。左前起，林雁婷醫師、廖婉君小姐(我太太)、林俶敏小姐(瑋琳的太太)。

圖、春水堂。我們用台灣的茶具，泡天天在喝的烏龍茶，請外國朋友喝，邊聊邊泡，算是 technical demonstration。這樣人家回國後，才知道你送他的茶葉跟茶具，要怎麼泡出好喝的茶啊。

最後，離開台灣前，Dr. Prokop在裕元花園酒店的大廳，對我說：「I am really impressed by all the details you prepared. And also your great hospitality.」並接著詢問我到歐洲工作的可能性，我婉拒了，因為我的家人都在台灣，長輩有我在會比較放心。

至於邀請 Dr. Goo，其實在電子郵件初步接觸時，他就很阿莎力的答應了，主要的原因是，他對我所設計的研討會架構很有興趣，認為自己也能從中學到許多(詳見課程設計一節)。雖然 Dr. Goo 很爽快的答應了，我還是希望能當面跟他致意，剛好 ASCI 2008 在新加坡舉行，一聊才發現，我是受邀講者，而他也將與會。

圖、ASCI 2008，是我第一次登上國際學術舞台演講，也在這邊，認識許多國際學術友人，逐漸變成好朋友、老朋友。

在 ASCI 2008 會場，一早我就開始東看西看，想靠自己的能力找到 Dr. Goo，但因為沒看過他的照片，很快我就發現這樣是找不到的(爆)。忽然，一位先生在貼壁報的時候遇到困難，壁報紙捲的厲害，沒辦法貼好雙面膠，我便過去趴在地上、壓平壁報一起幫忙。貼好後，順道看一下壁報內容，驚！他就是 Dr. Goo 啊！接著我們便聊開了，來台灣的事情自然也就底定。

這個故事說明了「日行一善」的重要。(無誤)

外賓接待

回到剛才 Dr. Prokop 說的「I am really impressed by all the details you prepared.」到底我們做了什麼，讓他認為我們整個籌備過程非常細膩呢？

我們思考過，一個外國人到台灣，他不可能感到很自在，因為我們沒有機場捷運，而整個觀光產業對外國人的親善程度也不好，所以，我們細膩的關注到每個細節，例如：根據每一位外賓的飛機時間，設計了 handbook，這本 handbook 打上了所有他在台灣的行程與資訊：每天要做什麼？每天要穿怎樣的衣服？要不要帶傘？並附上所有相關行程的英文資訊，包括：會議行程、媽祖信仰、烏龍茶、珍珠奶茶、101、故宮、鼎泰豐……等等。

圖、給 Dr. Goo 的 handbook。這是本 25 頁的專屬手冊，專門給他一個人用的，詳列台灣五天行程，有演講、有旅遊。旅遊資訊部分，詳細的把 101、鼎泰豐、故宮、台中等會參觀到的細節都列上了。由林雁婷醫師製作，並在會議前一個月就寄到 Dr. Goo 手中，意思是「我們都準備好了，歡迎你來！」

又例如，Dr. Prokop 是會議前一天晚上才到台灣，我們請租車公司在機場接他，到飯店的時候都晚上10點了。到飯店，他一定會想「明天我要幾點起來啊？誰要來接我去醫院？我自己去嗎？去醫院的哪裡？」於是，我們留了一張英文字條，說明蔡瑋琳醫師與林雁婷醫師將會在早上 7 點 50 分於大廳等候，接他到會場。我們還用了放射科論文常用的箭頭與箭號，說明要載他的人長怎樣！這是為了讓他有個好的第一印象與安全感。

圖、Dr. Prokop到裕元花園酒店check-in時，領到的說明。「明天早上7:50，箭頭箭號這兩位醫師會在大廳等，接您到會場。」用黑白的印，實在是沒辦法，那時候為了做研究寫論文，只買得起黑白雷射印表機，也沒噴墨的機器。

本地講者

外賓部分我們花了不少心思，本地講者我們也沒怠慢。

若要說明「MDCT 在心血管疾病的臨床照護上很有幫助」，自己講，難避老王賣瓜之嫌。我們便邀請了三位台中榮總做心血管疾病的臨床醫師，分別是心臟血管外科的張燕主任、介入性心臟科的李文領主任以及兒童心臟科的傅雲慶主任，來分享「How MDCT changed our patient care?」

由比我資深很多的三位心血管界臨床達人，根據台中榮總實際的經驗來分享，更真實，也更有說服力。

MDCT 在心血管疾病的臨床照護上，我們算是最早開始探討的，所以這幾位臨床醫師，想必還沒針對這個議題做過演講。為了讓他們更快能理解這個研討會的主旨，並在製作演講投影片上更為輕鬆，我為三位演講者各準備了一份 DVD，內容是過去合作的一些疑難雜症，讓他們有現成的素材能準備演講。

圖、準備給李文領主任的DVD內容，有我們團隊截至目前為止的所有發表文章，以及抓好圖的許多臨床病例。

待續……

這次的研討會企畫，因為我們不是國際大學會，也不是國際觀光大城，沒有天生的吸引力，自然必須使出渾身解數來邀請外賓。尤其心血管電腦斷層界，有卓著成績且演講有個人風格不無聊 的人有限，Dr. Prokop 跟 Dr. Goo 是我們鎖定的第一順位人選，無論如何一定要讓他們願意來，所以我們花了很多心思準備。

對於參加者而言，很容易產生的一個疑問便是：「講 MDCT 講的這麼神奇，請了兩個老外，就真的臨床可用嗎？我的經驗可不是這樣，你在吹牛吧？」

要說服，不是自己說，所以我們實際請來三位在台中榮總具有代表性的臨床醫師，實際用臨床觀點與合作經驗來說明：MDCT 真的改變了病人的照護流程。

下一篇，我們將繼續分享一些舉辦研討會時比較容易被忽略的部分。