作者：蔡依橙 醫師
完稿日：2011/4/10
上一篇，我們介紹了幾個面向，都是一般辦國際研討會時，不容易被忽略的，畢竟大家還是知道，研討會最重要的就是卡司陣容，《無間道》如果不是梁朝偉跟現在的劉德華合演，也不會這麼好看。
這次，我們將繼續介紹一些常常被忘記的部分，包括課程設計、觀眾分析、籌備團隊以及領導人。
課程設計
傳統的課程設計，講一個題目就四五十分鐘，但其實 15 分鐘後，睡著的人常常超過一半，怎麼克服？
站在觀眾的角度，自己醫院有了一台新機器，要怎麼把他在醫療與研究上做發揮？TICCS能回答這個問題嗎？
台中榮總第一會場，有 400 個座位，全台灣放射線專科醫師僅 751 位，作心血管的人又不多，加上在台中辦年會，第一段節目 8 點 30 分，能有 50 人就偷笑了。不過，既然活動都辦了，400 人的大會場只坐了 50 個人，豈不丟臉？該怎麼擴大觀眾族群呢？
綜合以上，我們規劃了下面的議程，一次解決以上問題：
心血管電腦斷層之所以困難，一是施作、二是判讀，我們將技術實作的課程放在一早，並用中文講課，希望吸引廣大的放射師朋友們，在一早就來幫我們衝衝人氣。
經過多年參與研討會的經驗，我深深體會到，要讓觀眾多的訣竅只有一個：「課程必須針對觀眾的需求設計、要對觀眾有用。」
課程開始的時間是經過計算的，剛好是第一班高鐵轉第一台接駁車到台中榮總的時間，還有點餘裕。因此，我們的宣傳口號是：「一個值得你搭早上第一班高鐵的研討會！」
第二段的課程，讓外賓九點以前到就行，這是希望讓他們有時間在飯店吃個五星級自助早餐，刷個牙、洗個臉再來。人都一樣，吃了喜歡的食物，心情就好，講起課來特別帶勁。
整個研討會，所有演講都在 15-20 分鐘內，並規劃成五個區塊，每個區塊都是「不同的講者講同樣的主題」，並留有足夠的 Panel discussion 時間，讓「觀眾與講者」或甚至「講者與講者」互動，非常有趣。尤其當講者彼此互問時，因為都是業內高手，刀光劍影但不失和氣，非常精彩。
這個課程設計的靈感，來自於本土台灣的「對場造」或稱「拼場」，以廟中線為界，兩個承包商各做一邊，比拼最後完成的工藝品質。「拼場」，能讓選手拿出全力，並吸收對方長處。為了讓荷蘭與南韓的兩位外賓體驗台灣人的學術創意，我想出了這樣三方對話、華山論劍的形式。
延續施作技術，並加上正夯的輻射劑量控制概念，我們將第三部分規劃成 Radiation dosage and contrast medium injection，這些主題我都是查過的，三位主講人在 PubMed 上都有相關文獻，而且使用的 approach 各有不同。「對場造」要打得有趣，主辦單位一定要做好功課，沒事去找個蓋野台的來廟裡「拼場」，那就鐵定不歡而散囉。所以，看似輕鬆有趣，其實背後是要做大量功課的。
接著，是本地講者的分享時間，講「How MDCT changed our patient care?」，之所以安排在午餐前，是因為當時台中榮總美食街整修，必須到外面去吃，而 1 小時 15 分鐘的時間接送外賓加吃飯根本不夠，所以上個「拼場」結束後，雁婷與瑋琳就先載兩位外賓去梨子咖啡館用中餐。
我自己則繼續主持會議，與三位臨床伙伴對談，於外賓不在的時候演講，他們用中文便不會不好意思，課程之後我也能一一話別，不會因為接待外賓，而疏忽了對自己人的禮數。
午餐時間，帶著所有現場工作人員一起吃便當。畢竟，主帥不在戰場，士氣是會低落的，除了陪陪他們以外，還要確認 每 個 人 都拿到便當，有午餐吃。
年會第一天下午三點後，按慣例是最熱鬧的閱片時間，所以研討會就只到2點50分。下午的內容，著重在研究發展的經驗與未來規劃。
這場說來慚愧，前面的幾個「拼場」，跟外賓算是戰成平手，但最後這個研究的部分，我徹底領略到先進國家醫學中心的競爭力以及研究深度，無論如何是輸了。我不想裝逼騙大家 其實我們很棒 我們研究一樣很好 云云，事實是，因為台灣的醫療環境、制度與文化有明顯缺陷，我認為台灣年輕人要走到那樣的等級，基本上是不可能的。在一些個別小型的戰役或許能打成平手，但要說到研究的深度、傳承與長期規劃，我們還差得遠。
不過沒關係，我懂精神勝利法。外國人來台灣，我們作地主的，最後總要讓個幾球，「賓主盡歡」嘛！畢竟 Dr. Prokop 在有 12 個諾貝爾獎的大學工作，而 Dr. Goo 在南韓最大的醫學中心工作，萬一戰成平手，叫人家面子往哪擺，這畢竟不是做主人的道理 XD。
經過課程的設計、適當的宣傳，當天研討會的觀眾情況如上圖，400 人的場地能有這樣的成績，已經令我們相當滿意了。
觀眾分析
除了將觀眾族群擴大到放射技術學會，針對放射師安排技術的中文課程。我們在宣傳上也有自己的風格與步調。畢竟，人都是有點惰性的，坐早上 6 點 30 分第一班高鐵，很累很愛睏，需要一個好理由。於是我們配合課程設計，將整個活動定位成「就這一次了」「為你設計的」「什麼都有喔」，並以口號與研討會主題作清楚的呈現。
圖、一個值得你搭早上第一班高鐵的學術研討會！「國際心血管電腦斷層研討會：從技術到判讀、從臨床到研究、從條件設置到輻射控制」用前所未見的有力文案，打進會員的心中。
在這些文案的背後，其實是長時間的細膩準備，大約半年前，所有的宣傳、細節跟議程都確定了。很多人說：「研討會啊，可以隨性一點，臨時改時間也行，反正你說了算」。但我們還是選擇在半年前於網站上逐漸公告所有的資料，且從不更動。我們想給參加者一個很明確的印象：「我們是認真的、我們很重視你、我們的講義上線就是完整版、我們不會朝令夕改。」
圖、講義截圖。我們的導讀講義，在會議前兩個月就定稿上線。內容經過反覆校對，一上線就是正式版，這是對最積極、最早下載的死忠支持者的尊重。
籌備團隊
這次籌備團隊，經過精算人力後，除了我們多切面電腦斷層團隊的鐵咖，我進一步邀請了三位住院醫師一同進入籌辦過程，分別是：林雁婷醫師、蔡昇亨醫師、黃筱婷醫師。我們進一步說說這三位年輕成員。
問題是：「他們為什麼要聽我的？」
他們的薪水不是我發的，作為主治醫師，我也沒有什麼權力，更不喜歡abuse別人。如果想請他們一起來幫忙，我就必須讓他們覺得「加入這個團隊是值得的」。於是，我盡量做到以下幾點：
第一，「與大師對談」。我保證三位年輕人，一定有一次「與大師對談」，而且為了有效地把握這機會，更要求他們事前研究外賓的成長歷程，向我報告。在這過程中，想出一個最想問的問題，在與 Dr. Goo 見面時提出來。
圖、我承諾所有工作人員的「與大師見面」。吃完飯菜，我宣布「現在是問題時間，從我自己開始，每個人一個問題，詢問我們的國際大師 Dr. Goo。(Dr. Prokop 已上飛機)」我的工作是翻譯與主持，目的是讓每個人問到想問的、並聽清楚答案。問題五花八門，包括：為什麼做放射科？為什麼做兒童放射科？為什麼要做研究？最累的事情是什麼？如何兼顧家庭？
「為什麼我要特別花自己的錢請客、安排這樣的活動？」
因為，我們的社群老是說「年輕人是未來的主人翁」，但真的有國際大師來台灣，卻總是年長資深的行政主管們陪吃飯，由於做的專業不見得相同，英文也不見得流暢，往往席間就聊些空泛的事情，甚至冷場，最後就是大家一起浪費了幾個小時。
我想，就讓年輕人直接去跟國際大師對話吧。作老師的，這點飯菜錢，承受得起。
第二，讓名字被看到。有關導讀，我承諾，文章是他們寫的，我一定會幫忙修改到最好的狀況，並放上他們的名字，讓這些認真寫的導讀，能被全台灣的放射科醫師看到，建立自己的名聲，日後找工作也方便。
圖、林雁婷醫師專門研究Dr. Prokop，並負責相關導讀。
圖、蔡昇亨醫師專門研究 Dr. Goo，並負責相關導讀。
第三，「我一定挺你」。在整個過程中，不管是準備紀念品、帶外賓吃中飯，我一定先把錢給年輕人，並保證他們去辦任何事情，絕對不會花到自己的錢，萬一真墊付了，我立馬掏給你。另外，有困難時我一定帶頭解決，像是我們送給外賓跟全體籌備團隊做紀念的鶯歌陶杯，在製作過程中出了點問題，我第一時間是跟雁婷說，這不是你的錯，我們來拍照跟他們談(ㄔㄠˇ)。於是我做了下圖。
圖、林雁婷醫師親自到鶯歌訂做 TICCS 紀念杯，因為最後的成品跟樣品有差，我做了這張圖，與雁婷一起向廠商反映。（最後結果是啥我真忘了。）
第四，個人化的學習。畢竟帶過寫作一陣子了，三位住院醫師的個性略有不同，我根據他們不同的特質安排工作。
雁婷反應快、語言能力強、有藝術素養，獨立作業能力高，但缺乏處理大型活動公關的經驗，我請他負責研討會當天的外賓接待、跟瑋琳帶外賓去梨子咖啡館吃中餐以及負責 TICCS 的紀念杯。
昇亨有自己的主見，對自己的期待也高，但一些決策與經驗需要有人指導，我請他負責研討會全場的場地布置與控制，從細節中理解整個活動，並藉由我的監督，訓練籌畫大型活動的細膩度。
筱婷個性溫和，能按部就班把分內的事情做好，但在新事物的掌握上缺乏自信，所以我請他按照我們預定的時程，做各學會的聯絡與宣傳，並負責講義中「Panel discussion」的部分。這部分很難寫，需要閱讀大量的資料，並說出自己的想法，幾乎像是擔任討論會的主持人一樣，只是畢竟導讀是在紙上，有時間可以慢慢寫，我也能逐次給予意見做回饋。
規劃工作，要盡量根據每個人的強項安排，容易有成就感。除此之外，也必須在安全的範圍內，讓每個人就自己弱點處做學習與補強。
圖、蔡昇亨醫師所做的，TICCS 的場地布置與流程圖。這是一個 16 頁的檔案，詳細記載了每個地方應該要準備什麼東西，每一分鐘應該發生什麼事情，每一個人應該在哪裡。我要求昇亨做這樣細膩的規劃，是希望帶著他學會，在大型企畫中對細節的掌控。
圖、上圖放大，可見每個時段，那個人應該出現在哪裡、做怎樣的事情、應付怎樣的突發狀況，都記錄得鉅細靡遺。我們靠這樣的內容，彩排了無數次，確認一切工作流暢進行。
圖、黃筱婷醫師，在新事物的掌握上缺乏自信，我請他負責「Panel discussion」的導讀，這必須讀過所有講者的資料與背景，預測在討論時會有怎樣的火花產生，並不是件簡單工作。她事後私下跟我說，這次中文寫作，給他的壓力真的很大。但畢竟還是寫出來了，進步是一定有的。
第五、以身作則。我要能服人，就必須做事。我應瞭解所有的事情，作支持的角色，而不是監督指導出一張嘴。我自己也該有負責的事情，例如：上台北邀請 Dr. Prokop、赴新加坡邀請 Dr. Goo、搞定外賓前後的旅遊行程、紀念品選擇、困難排除、危機處理、經費協調、確認進度……等等。
總之，必須以實際行動挑起研討會的成敗，把成功與全體同仁分享，讓所有可能失敗的因素消失。
結語：有關領導人自己
「我為什麼要辦 TICCS？」
外部的原因是，自己醫院要辦年會，多少要貢獻心力來幫忙。
內部的原因則是，我在這行工作也十年了，有點自己的教學、研究與醫療成績，也站上國際舞台，總想做個東，規劃個有趣的活動，請同領域的高手來台灣「華山論劍」一下，比比武，也交個朋友。所以我在 TICCS 以及後來的 ASCI 2010 in Taipei，著力甚深，也繼續嘗試舉辦不同風格的研討會，如：1st Asian Young Radiologist Forum。
有朋友說：「這樣辦研討會，會不會太累了啊？交給會議公司或者學會處理就好了啊？」也有批評指出：「你就叫下面的人去做就好了，這麼多細節扛在身上，真是愚蠢。」
我的回答如下：
1. 沒有什麼「下面的人」這回事。很多人認為，住院醫師幫主治醫師做事，天經地義。主治醫師幫主任做事，天經地義。但，這在我這樣的「網路世代」，是根本不成立的。網路世代，每個人都是一個 ID，都有一個 IP，基本上平等，如果真有權力大小之分，那也是根據貢獻與所承擔的責任去區分，就像維基百科、就像 Google Page Rank。我們的世界，沒有不勞而獲，也沒有無聊的年齡階級。
2. 我希望的是「完成一個生命記憶」，不是去應付一個活動。人生短暫，我總喜歡把握每一次的機會、每一次的緣分，跟生命中剛好並肩而行的朋友們，留下一些回憶。當然，這次分配到的經費非常有限，根本不可能由會議公司代辦，在這樣的前提下，我們就追求一些金錢換不到的價值吧。所以，成員才會說：「有種很懷念的感覺」。所以，觀眾才會說：「TICCS 不只是一場活動，而是一種精神。」
總之，在這個小型的國際研討會，我想證明的是，在金錢與工作之外，我們可以用信念跟熱情，塑造良好的團隊文化，讓賓主盡歡，讓活動成功，也讓自己的人生，留下一段精彩的回憶。
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